Réglement du CIREC


Le présent règlement (ci-après « le Règlement »), rédigé par la société NAOS Les Laboratoires (CIREC), SAS au capital de 5.763.829,13 euros, dont le siège social se situe Rue Pierre Berthier – Quartier St Hilaire – Pichaury II – 13855 Aix-en-Provence CEDEX 03, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Aix-en-Provence sous le numéro 334 304 300, a pour but d’encadrer l’inscription de testeurs volontaires (ci-après « les Volontaires ») à la base de panélistes, ainsi que leur participation aux études cliniques (tests d’usages et tests d'efficacité) organisées et réalisées par le CIREC – ci-après « les Etudes ».

Le présent règlement est applicable à tous les Volontaires.

L’inscription et la participation à des Etudes impliquent l’acceptation sans réserve du présent Règlement par les Volontaires.


ARTICLE 1 – OBJET DU PRESENT REGLEMENT

Le rôle du CIREC est de tester de façon non invasive, sur des volontaires sains, l’efficacité, les qualités cosmétiques (texture, odeur, etc.) et la tolérance des produits cosmétiques commercialisés par le groupe NAOS. Certaines Etudes peuvent également porter sur des produits concurrents de NAOS, à des fins comparatives.

Le présent Règlement a pour but de détailler le fonctionnement des Etudes, de l’inscription à l’indemnisation d’un Volontaire. Il précise également les obligations des Volontaires, ainsi que la procédure de mise en garde et d’exclusion mise en place dans le cas où ces obligations ne seraient pas respectées.

L’inscription à la base de panéliste permet de participer aux Etudes réalisées par le CIREC. En contrepartie de la participation aux Etudes et du respect de leurs obligations, les Volontaires se verront accorder en fin d’Etude une indemnité pécuniaire ainsi que des points cadeaux, cumulables et échangeables contre des produits NAOS (Esthederm et Bioderma) – Voir Articles 4.4 et suivants du présent Règlement.


ARTICLE 2 – INSCRIPTION A LA BASE DE PANELISTES DU CIREC

L’adhésion à la base de panélistes du CIREC est ouverte à toute personne âgée de 18 à 75 ans et ayant la possibilité de se déplacer dans nos laboratoires (141 cours Gambetta, 69003 LYON). En effet, la participation aux Etudes requiert la venue sur place des Volontaires.

Les Volontaires ayant dépassé le seuil limite des 75 ans ne pourront plus participer aux Etudes. A compter de cet âge, leur compte panéliste sera désactivé et ils disposeront d’un délai de 6 mois pour dépenser leurs points cadeaux.


2.1 Modalités d’adhésion à la base de panélistes du CIREC

Le Volontaire souhaitant s’inscrire en tant que panéliste est invité à créer son espace panéliste en se rendant sur le site https://cirectest.com/ (ci-après désigné « le Site »), dans la rubrique « Devenir Panéliste ».

Il lui sera demandé de remplir un formulaire d’inscription dans lequel il renseignera certaines données personnelles (notamment civilité, nom, prénom, date de naissance, adresse email, numéro de téléphone, caractéristiques de leur peau et cheveux, habitudes cosmétiques, phototype, traitements suivis, etc.). La collecte de ces données par le CIREC est essentielle afin de vérifier que le profil du Volontaire est bien en adéquation avec les critères des Etudes proposées, afin de garantir leur efficacité (Ex. : Peau grasse au niveau du visage, utilisateur habituel d’un certain type de produit, etc.).

Les coordonnées bancaires (le RIB) sont demandées aux volontaires lors de leur première venue au laboratoire à l’occasion d’une Etude. Le RIB permet l’indemnisation pécuniaire des Etudes réalisées, effectuée par virement le 25 du mois suivant la fin de l’Etude (Cf. Articles 4.4 et suivants).

Lorsque le Volontaire a complété et validé le formulaire, un e-mail de confirmation de son inscription lui est adressé à l’adresse électronique qu’il aura indiqué.

Pour accéder à son espace personnel, le Volontaire utilisera son adresse e-mail et le mot de passe choisi, qu’il lui revient de conserver secret. Les Volontaires pourront modifier leur mot de passe directement sur le Site.

Bien que le CIREC mette tous les moyens en œuvre afin de permettre aux Volontaires d’accéder au Site, le CIREC ne peut pas garantir aux Volontaires cet accès en toutes circonstances. Ainsi, l’accès au Site internet pourra être ponctuellement interrompu, sans préavis et sans que la responsabilité du CIREC ne puisse être engagée.


2.2 Envoi de communications électroniques relatives aux Etudes

L’inscription en tant que panéliste du CIREC entraine la réception par les Volontaires d’e-mails relatifs au CIREC, au recrutement pour de nouvelles Etudes ou encore contenant le questionnaire d’évaluation nécessaire pour certaines Etudes, etc

Ces e-mails sont ponctuels et ne s’apparentent pas à des newsletters. En tant que Volontaire, il n’est pas possible de désinscrire de ces emails. Ils sont en effet nécessaires et essentiels pour le bon fonctionnement des Etudes.


2.3 Suppression de son compte Panéliste

La suppression du compte panéliste CIREC est possible à tout moment, en envoyant un e-mail à contact@cirectest.com. La suppression du compte CIREC entraine l’impossibilité de participer aux futures Etudes du CIREC, ainsi que la perte des points cadeaux non dépensés cumulés lors des Etudes

Le Volontaire peut – dans un délai d’un mois à compter de la demande de suppression de son compte – prendre rendez-vous avec le CIREC afin de dépenser ses points cadeaux – dans les conditions prévues aux Articles 4.4 et suivants du présent Règlement. Passé le délai d’un mois, le compte du Volontaire sera supprimé et les points cadeaux seront perdus.

Suite à la suppression d’un compte panéliste, afin de pouvoir reparticiper à des Etudes, la création d’un nouveau compte panéliste sera nécessaire.


ARTICLE 3 – SELECTION DES VOLONTAIRES POUR DES ETUDES

Le recrutement des Volontaires à des Etudes dépendra du type de test concerné (usage ou efficacité), et des critères d’inclusion demandés (c’est-à-dire les critères que les Volontaires doivent obligatoirement présenter pour être inclus dans l’Etude concernée – Par exemple, peau présentant des rougeurs au niveau du visage, peau sèche au niveau du corps, tranche d’âge de 25-45 ans, etc.).

Lorsqu’une Etude est mise en place par le CIREC, deux possibilités :
  • - Après étude du respect des critères d’inclusion, le Volontaire est contacté directement par les membres du CIREC afin de se voir proposer l’Etude ;
  • - Le Volontaire propose sa candidature en répondant aux annonces publiées sur le Site, dans son espace panéliste en cliquant sur l’onglet « recrutement en cours », puis « m’inscrire à cette étude ». Le CIREC analysera le respect des critères d’inclusion parmi les Volontaires inscrits, notamment par téléphone.

Le CIREC se réserve le droit de sélectionner les Volontaires de son choix, mais il essayera – lorsque cela est possible - de répartir les Etudes de manière équitable, en privilégiant les Volontaires n’ayant pas participé à des Etudes depuis longtemps. La responsabilité du CIREC ne saurait être engagée à ce titre.

Il est primordial pour le Volontaire de bien vérifier les critères d’inclusion énoncés dans l'annonce publiée sur le Site, mais aussi de ne pas s’inscrire s’il participe déjà à une Etude sur une même zone du corps (il n’est par exemple pas possible de cumuler deux Etudes en même temps sur le visage).

Si le Volontaire postule de manière abusive, c’est-à-dire s’il sait pertinemment qu’il ne correspond pas aux critères d’inclusion de l’Etude concernée, ou qu’il participe déjà à une Etude sur la zone concernée, le CIREC se réserve le droit d’appliquer la procédure de mise en garde et d’exclusion (Cf. Article 4.3 du présent Règlement).

Il convient également de noter que pour certaines Etudes, une photo du Volontaire peut être demandée afin de vérifier s’il respecte bien les critères d’inclusion demandés. La photo sera examinée par la technicienne de laboratoire en charge de l’Etude. Elle ne sera pas divulguée et sera supprimée après examen des critères d’inclusion. Pour plus d’information sur la protection des données, consultez notre Charte de protection des données personnelles.

L’inscription à une Etude par un Volontaire sera officiellement validée lorsqu’un rendez-vous physique aura été fixé par téléphone avec une personne du CIREC en charge du recrutement (aucun email de confirmation ne sera envoyé au Volontaire).

Il est interdit pour les Volontaires d’appeler le CIREC afin de demander de participer à des Etudes. Les Volontaires appelés, auxquels la personne du CIREC en charge du recrutement a laissé un message vocal pourront en revanche rappeler le CIREC.


ARTICLE 4 – PARTICIPATION A UNE ETUDE

Lorsqu’un Volontaire entre dans le processus d’une Etude – c’est-à-dire à partir de la prise de rendez-vous physique - il s’engage à participer à l’Etude concernée, conformément au présent Règlement.

Dès lors, si le Volontaire annule sa participation après la prise de rendez-vous physique ou en cours d’Etude, le CIREC se réserve le droit d’appliquer la procédure de mise en garde et d’exclusion (Cf. Article 4.3 du présent Règlement). Dans tous les cas, il est demandé au Volontaire de prévenir le CIREC dans un délai raisonnable.


4.1 Fonctionnement général d’une Etude

Le CIREC réalise deux types d’Etudes :
  • - Les tests d’usage
  • - Les tests d’efficacité

4.1.1 Les tests d’usage (A DOMICILE)

Le but des tests d’usage est de définir l’acceptabilité cosmétique d’un produit. Le CIREC analyse ainsi si le produit convient aux Volontaires d’un point de vue tolérance (Ex. : N’irrite pas la peau, ne provoque pas de réaction, etc.), mais aussi en termes de qualités cosmétiques (Ex. : Parfum agréable ou non, texture, facile à étaler, etc.).

La durée des tests d’usage peut aller d’une semaine à un mois en fonction du/des produits concernés.

Pour ces tests d’usage, au minimum deux rendez-vous au laboratoire seront fixés :
  • - 1er rendez-vous (début de l’Etude) : Le Volontaire signera un document formalisant son consentement de participation à l’Etude, après avoir pris connaissance des modalités de ladite Etude (fiche de consentement, autorisation de droit à l’image, indemnité correspondante, etc.). Le(s) produit(s) concerné(s) sera(ont) remis au Volontaire, accompagné(s) d’une fiche d’information expliquant la procédure à suivre pour réaliser l’Etude. Le Volontaire devra alors tester le(s) produit(s) en conditions normales, à son domicile, conformément au protocole indiqué dans la fiche d’information.
    Quelques jours après ce premier rendez-vous, le Volontaire recevra par email le questionnaire d’évaluation à compléter en ligne. Le Volontaire devra répondre à ce questionnaire avant le 2ème rendez-vous.
  • - 2ème rendez-vous (fin de l’Etude) : Le Volontaire rapportera le(s) produit(s) au laboratoire et les réponses du Volontaire au questionnaire d’évaluation complété en ligne seront vérifiées avec le CIREC. Le Volontaire pourra alors signer la fiche d’indemnité (établie en fonction des contraintes de l’Etude – Cf. Articles 4.4 et suivants), qui validera la fin de l’Etude

4.1.2 Les tests d’efficacité (AU LABORATOIRE)

Le but des tests d’efficacité est de mesurer l’efficacité d’un produit, selon certaines conditions de température et d’hygrométrie (taux d’humidité) – Par exemple, évaluer le pouvoir hydratant ou matifiant d’un produit, etc.

La durée des tests d’efficacité peut aller de 30 minutes à 3 mois en fonction de/des produit(s) concerné(s).

Pour ces tests d’efficacité, un rendez-vous au minimum sera fixé afin de réaliser l’Etude au laboratoire. Durant ce rendez-vous :
  • - Le Volontaire signera un document formalisant son consentement de participation à l’Etude après avoir pris connaissance des modalités de ladite Etude (fiche de consentement, autorisation de droit à l’image, indemnité correspondante, etc.).
  • - La technicienne de laboratoire du CIREC effectuera différentes mesures de la peau du Volontaire, à l’aide d’appareils spécifiques (Ex. : Sonde mesurant le taux d’hydratation de la peau).
  • - Le Volontaire restera au laboratoire – ou reviendra un certain nombre de fois dans la journée/semaine/mois, afin de permettre au CIREC de prendre différentes mesures sur la/les zone(s) d’Etude.
  • - A la fin de l'Etude, le Volontaire rapportera le(s) produits(s) au laboratoire et pourra signer la fiche d’indemnité (établie en fonction des contraintes de l’Etude – Cf. Articles 4.4 et suivants), qui validera la fin de l’Etude.

4.2 Obligations des Volontaires pendant toute la durée de l’Etude
  • - Le Volontaire doit correspondre aux critères d’inclusion demandés pour l’Etude à laquelle il est inscrit;
  • - Le Volontaire inscrit doit honorer ses rendez-vous et arriver à l’heure;
  • - Le Volontaire doit respecter le protocole de l’Etude communiqué par la technicienne de laboratoire;
  • - S’il s’agit d’un test d’usage, le Volontaire doit remplir le questionnaire selon les échéances prévues;
  • - Le Volontaire doit respecter les membres du CIREC, ainsi que les autres Volontaires inscrits au CIREC;

4.3 Non-respect par un Volontaire de ses obligations – Procédure de mise en garde et d’exclusion
Le CIREC se réserve le droit d’appliquer une procédure de mise en garde et d’exclusion dans le cas où un Volontaire ne respecterait pas ses obligations, et notamment (sans que cette liste ne soit exhaustive) :
  • - Retard injustifié ;
  • - Absence injustifiée ;
  • - Candidature abusive (critères d’inclusion en inadéquation avec ceux demandés pour une Etude, candidature à une Etude alors que le Volontaire participe déjà à une Etude sur la même zone, etc.) ;
  • - Appel auprès du CIREC pour demander de participer à des Etudes ;
  • - Comportements inappropriés/irrespectueux vis-à-vis des membres de l’équipe du CIREC ou des autres Volontaires ;
  • - Non-respect du protocole de l’Etude (Ex. : le test d’usage n’a pas été réalisé conformément au protocole, le Volontaire est venu maquillé alors qu’il lui a été demandé de venir sans maquillage, etc.).
Lorsqu’un Volontaire ne respecte pas l’une des obligations citées au sein du présent Règlement, le CIREC le contactera afin de connaitre les raisons :
  • - Si le motif invoqué par le Volontaire est valable, il pourra continuer à participer aux Etudes du CIREC ;
  • - Si le motif invoqué par le Volontaire n’est pas valable, mais qu’il s’agit de la première fois, le Volontaire se verra mis en garde.
    Il est à noter qu’en fonction de la gravité du manquement du Volontaire, le CIREC se réserve le droit de l’exclure immédiatement, sans mise en garde préalable. Auquel cas, le Volontaire ne pourra plus participer aux Etudes ;
  • - Si le motif invoqué par le Volontaire n’est pas valable et que les manquements à ses obligations interviennent une seconde fois, le Volontaire sera exclu et il ne pourra plus participer aux Etudes.

Le CIREC se réserve le droit d’apprécier les motifs invoqués par les Volontaires à sa discrétion. Les membres du CIREC font preuve de bon sens lors de la prise de décision et prennent en compte les comportements antérieurs des Volontaires afin d’apprécier leur bonne foi.

Dans le cas où le Volontaire est exclu, il disposera d’un délai d’un mois pour dépenser ses points cadeaux et solder son compte. Au-delà de ce délai d’un mois, leurs points cadeaux seront perdus. Le Volontaire ne pourra plus participer aux Etudes et n’aura plus le droit de créer un nouveau compte panéliste.

Dans le cas où un Volontaire est mis en garde ou exclu, il sera averti par email. Ses données personnelles figureront dans le fichier de mise en garde et d’exclusion tenu par le CIREC pour une durée de 2 ans. Vous disposez de droits sur vos données personnelles. Pour en savoir plus, consultez notre Charte de protection des données personnelles.


4.4 Contrepartie à la participation à une Etude

A l’issue d’une Etude, le Volontaire reçoit en contrepartie une indemnité pécuniaire et des points cadeaux. Ces contreparties sont indiquées dans l’annonce de recrutement ou par téléphone. Le bénéfice de l’indemnité et des points cadeaux sera officialisé lors de la signature de la fiche d’indemnité en fin d’Etude.

Afin de pouvoir verser l’indemnité pécuniaire au Volontaire en fin d’Etude, il lui est demandé d’apporter son RIB lors de sa première venue au laboratoire.

4.4.1 L'indemnité

L'indemnité sera allouée à date fixe une fois par mois, sous la forme d'un virement bancaire (versement courant du mois "n +1" pour réalisation d'une Etude durant le mois "n").

Cette indemnité est calculée selon les contraintes de l’Etude concernée (par exemple le nombre de déplacement au laboratoire, le temps de présence au laboratoire, le nombre d’application du produit, la durée de l’Etude, etc.).

Si le Volontaire participe à plusieurs Etudes le même mois, autant d’indemnisation que d’Etudes réalisées seront versées.

Les indemnités sont versées sous couvert de :
  • - La réalisation complète d'une Etude (signature de la fiche d’indemnité) : l'indemnité sera versée dans sa totalité ;
  • - La réalisation partielle de l'Etude pour cause d'une intolérance reconnue suite à l'utilisation du ou des produits testés ou pour autre motif justifié : l'indemnité sera versée dans sa totalité.
  • - En cas d'abandon injustifié en cours d'étude ou défaut de renseignement du questionnaire : aucune indemnité ne sera versée.

Toute réclamation concernant les indemnités peut être faite dans un délai de 2 ans après la date de réalisation de l’Etude (signature de la fiche d’indemnité). Au-delà de ce délai, aucune réclamation ne pourra être prise en compte.


4.4.2 Les points cadeaux

En fin d’Etude, en plus de l’indemnité pécuniaire, le Volontaire reçoit des points cadeaux. Comme pour l’indemnité pécuniaire, le nombre de points cadeaux gagnés par Etude est calculé selon les contraintes de ladite Etude (par exemple le nombre de déplacement au laboratoire, le temps de présence au laboratoire, le nombre d’application du produit, la durée de l’Etude, etc.).

Ces points sont cumulables et échangeables contre des produits NAOS (Esthederm et Bioderma). Les produits pouvant être échangés contre ces points cadeaux sont consultables sur le catalogue en ligne sur le Site, à l’onglet « catalogue de cadeaux ».

Les produits pourront être récupérés directement dans les locaux du CIREC, sous réserve des stocks disponibles et dans la limite de 3 exemplaires maximum pour une même référence.

Pour échanger ses points contre des produits, le Volontaire doit envoyer un email à contact@cirectest.com avec la liste des produits qu’il souhaite récupérer. Le Volontaire pourra alors retirer ses produits dans les locaux du CIREC, en prenant rendez-vous ou à l’occasion d’une nouvelle Etude.

Il est entendu que les points cadeaux reçus par les Volontaires ne pourront pas être échangés contre leur valeur en espèce.


ARTICLE 5 – RECLAMATIONS OU INFORMATIONS

Pour toute réclamation ou question relative au présent Règlement, aux Etudes ou sur le CIREC plus généralement, le Volontaire peut contacter le CIREC aux coordonnées suivantes : contact@cirectest.com.


ARTICLE 6 – DONNEES PERSONNELLES

Les Volontaires sont informés qu’en s’inscrivant à la base panéliste du CIREC et/ou en participant aux Etudes, leurs données personnelles seront traitées par la société NAOS LES LABORATOIRES (CIREC) et ses sous-traitants, dans le cadre de la gestion des tests d’efficacité et d’usage aux produits sur patients sains.

Conformément aux lois en vigueur, les Volontaires bénéficient d’un droit d’accès aux données les concernant, d’un droit de rectification, d’un droit à l’effacement, d’un droit d’opposition au traitement, du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données à caractère personnel post-mortem, ainsi que du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Ces droits peuvent être exercés par voie postale à l’adresse suivante : CIREC/NAOS, 141 cours Gambetta, 69003 Lyon – France., ou par email en écrivant à contact@cirectest.com.

Pour toute information complémentaire sur la gestion de leurs données, les Volontaires peuvent consulter la Charte de protection des données personnelles.


ARTICLE 7 – OBTENTION DU REGLEMENT

Le présent Règlement peut être obtenu gratuitement sur simple demande écrite à CIREC/NAOS, 141 cours Gambetta, 69003 Lyon – France.

Les frais d’affranchissement liés à la demande seront remboursés au tarif lent en vigueur (moins de 20g) sur simple demande écrite accompagnée d’un RIB envoyé à CIREC/NAOS, 141 cours Gambetta, 69003 Lyon – France.

La demande de remboursement est limitée à une seule personne (même nom, même adresse).